招へい理由書・経緯書の書き方(海外在住の場合)

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彼女が取得した日本短期滞在ビザ

外国人の日本短期滞在(知人訪問)ビザの取得に必要な書類について取り上げたいと思います。今回の記事はベトナムホーチミン)のケースを実例にしていますが、他の国でも大枠は同じだと思います。しかし、全く同じだとは限らないので詳細はきちんと各国の日本大使館・領事館にご確認下さいね。申請も自己責任でお願いします。

必要書類と提出先

用意する書類は、日本滞在中の費用を日本人と外国人どちらが払うかによって異なります。どちらかが支払能力を証明する書類を用意する必要があります。費用を日本人側が負担する場合は、招へい人としての書類に加えて身元保証人としての書類が必要になります。

【共通】<申請人(外国人)が用紙する書類>

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・査証申請書

・証明写真(縦4.5 cm x 横4.5 cm)

【共通】<招へい人(日本人)が用意する書類>

・招へい理由書

・滞在予定表

・住民票(本来は必要書類ではないが念の為)

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二人が写る写真をプリントアウトしたもの

【共通】知人関係を証する資料(写真、手紙、E-Mail、国際電話明細書等)

【選択】<申請人(外国人)と身元保証人(日本人)どちらか一方が用意する書類>

申請人(外国人)が渡航滞在を払う場合

<申請人(外国人が用意する書類)>

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彼女の銀行口座預金残高に関する書類

・査証申請人名義の銀行口座預金残高証明書

・公的機関が発給する査証申請人の所得証明書

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・在籍証明書 上述の書類に加えて、安定的な仕事に就いていることを証明するため、在籍証明(のようなもの)もあるといいでしょう。彼女の場合は、Đơn Xin Nghỉ Phép(休暇届け)を会社からもらって提出しました。

日本人が渡航滞在費を払う場合

身元保証人(日本人)が用意する書類>

身元保証

・申請人名簿(申請人が2名以上の場合)

・①納税証明書

・②確定申告書控の写し

・③所得証明書

上記①~③のうちいずれか一つ

・保証人の在職証明書

・住民票

【書類の提出先】

提出先は各国の日本大使館・領事館になります。一旦、申請人宛てに海外郵送し、申請人の書類と合わせて、現地の日本大使館・領事館に持って行くという流れです。

参照:在ホーチミン日本総領事館「ベトナム人の査証申請手続きについて」在ホーチミン日本総領事館「知人訪問の目的で短期滞在査証を申請する際に必要な書類一覧」

実は、ホームページには明記されていませんが、招へい人は日本在住であることが必要条件です。「身元保証人になる必要がなければ住民票も提出しなくていいし、海外在住でもOKでは?」と思うかもしれませんが、この点はホーチミン総領事館に電話で確認済みです。なお、費用を負担しない(身元保証人にならない)場合、本来は住民票は必要ないはずですが、現場の担当者がよく分かっていないのか、提出を求められることもあるようなので、念の為最初から用意しておいた方が無難だと思います

さて、では僕のように「海外転出届を出し、住民票を抜いて現在ベトナムに滞在中という状況で、彼女と一緒に帰国したい」といったようなケースではどうでしょうか?

日本人が海外在住の場合

最も一般的なのは「日本に住む家族に招へい人になってもらう」という方法だと思います。僕もこの方法を取りました。自分の代わりに招へい人になってもらう家族に招へい理由書を書いてもらう必要があります。また、家族関係を証明するものとして戸籍謄本を郵送してもらわなければなりません。僕の場合は、以下のようにしました。

1、ホームページから招へい理由書(PDFファイル)をダウンロード

2、名前の欄以外をパソコンで打ち込み、それを父親にSkypeで転送

3、父親がPDFファイルをプリントアウトし、署名(署名欄だけは要直筆)捺印

4、父親が市役所で戸籍謄本を入手

5、父親が招へい理由書と戸籍謄本をベトナム宅に郵送

6、滞在予定表(PDFファイル)は自分でパソコン入力

7、査証申請書証明写真彼女のお金関係の書類招へい理由書滞在予定表、父親の住民票戸籍謄本二人の写真(知人関係を証明するもの)を在ホーチミン日本総領事館に提出

※招へい人が身元保証人を兼ねる場合はもちろん上述の身元保証書等も必要になります。

ちなみに、PDFファイルは専用ソフトがないと編集できませんが、僕は手書きが面倒だったのでAcrobat Pro DCの無料体験版を使って編集しました。14日間利用できます。14日経てば使えなくなるだけで料金は発生しないので、必要な方は心配せずインストールして下さい。

招へい理由書と経緯書の書き方

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僕が提出した招へい理由書の一部分

招へい理由書に関しては、記入欄を埋めるだけなので特に難しいことはないと思います。ただ、ネットで検索すると、「『招へい経緯』は別紙で詳しく説明した方がいい」と皆さん口を揃えておしゃっています。必須書類とは明記されていないのですが、確かに経緯・目的を詳しく記述してビザ申請の説得力を上げるというのは損にはならないと思います。なので、僕もA4の別紙を用意しました。

尚、僕の場合、招へい人自体は父親ですが、申請人と直接関係があるのは僕なので、招へい経緯書は僕が書きました。最初の段落でそのことを説明しました。

この度、短期滞在査証申請人である〇〇〇〇を日本に招へいするにつき、招へいに至った経緯をご説明させていただきます。招へい人は私、〇〇〇〇の父、〇〇〇〇です。私が現在ベトナムに滞在しているため、父を招へい人とする形を取らせていただきました。

その次の段落二つで、僕と彼女の出会いから日本に行くことにした経緯までをざっくり説明。最後の段落で、「ちゃんと期限内に帰らせるので、ビザ発行お願いします」的な感じで締めました。

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僕が提出した招へい経緯書の全文

実際僕が提出した経緯書を全文掲載しておきます。ちょっと恥ずかしいですけど、参考になれば幸いです(/ω\)

滞在予定表の書き方

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僕が提出した滞在予定表の一部(最初の三日分)

滞在予定表もめんどくさいですが、難しくはありません。入国日から出国日まで一日単位で予定を記入する、というのがポイントです。未定はダメです。でも一日単位と言っても、朝から晩まで細かく書く必要はありません。「〇月〇日、大阪観光(大阪城)」みたいなシンプルなもので大丈夫です。

申請人への書類の送り方(海外郵送)

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ベトナム宅に送られてきた封筒

船便と航空便を選択できますが、船便は2、3か月もかかってしまうので、航空便を選択しましょう。これくらいの書類なら金額もほとんど変わりません。金額は大阪~ホーチミンで330円(定形外50~100g?)でした。封筒に「VIA AIR MAIL」と記入して下さい。

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日本郵便ホームページより

僕の場合は、EMS(国際スピード郵便)ではなく、普通便で送ってもらいましたが、郵便局のサイトに載っている予定日よりだいぶ早く着きました。具体的には、サイトでは13日となっていますが、2月28日に発送してもらって、3月6日に到着でした。しかし、いつもこれくらいで着くのかは分かりませんので、余裕をもって送りましょう。料金・日数は日本郵便ホームページから調べられます。

空港(入国審査)での注意

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入国管理局「外国人入国記録(翻訳併記版)」より

入国審査の際、外国人は機内で渡される外国人入国記録という書類を提出しなければなりません。渡航目的の欄は、知人訪問にして下さい。彼女はうっかりして観光にチェックを入れてしまって、入国審査官にちょっとつっこまれました。僕は先にイミグレ(日本人と外国人は別ライン)を通過し、入国審査官のすぐ後ろで彼女の番を待っていましたので、僕が対応しました。

確かに僕らの場合、実際観光がメインの理由と言ってもいいんですが、ビザは知人訪問のビザなので、渡航目的はあくまで知人訪問にしないといけません。選択肢に知人訪問がありませんが、親族訪問にチェックを入れるのではなく、その他の横に知人訪問と書いた気がします(記憶があいまいで申し訳ないです)。



自分なりに頑張ってまとめてみましたが、役に立ったでしょうかね?ご質問には分かる範囲でお答えしようと思いますので、ご遠慮なくお尋ね下さい。コメントお待ちしております。

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領事館への書類提出当日の様子についてはこの記事をどうぞ。